Planując usprawnienie pracy swojej firmy i poszukując sprawdzonego programu do faktur online można natknąć się na wiele podobnych do siebie opcji. Poza cechami wspólnymi, które musi wykazać każdy program do fakturowania, niektóre systemy oferują wiele funkcji ponad standardowy pakiet. Jaki program do faktur online wybrać i na jakich cechach skupić się przy wyborze?
Podstawowe cechy dobrego programu do fakturowania
Zanim przejdziemy do praktycznych funkcji, niezbędnych narzędzi i wartych uwagi dodatków, pierwszy etap wyboru programu do fakturowania powinien skupić się na jego bezpieczeństwie i łatwości dostępu. Standardowe programy instalowane na komputerach służbowych dzięki licencji ograniczają możliwość użycia programu do konkretnego stanowiska pracy. W przypadku programów online budowanych w oparciu o rozwiązania chmurowe, użytkownik posiadający uprawnienia do jego obsługi może korzystać z możliwości wystawiania faktur z dowolnego urządzenia i dowolnego miejsca na świecie. To wygodne, ale czy bezpieczne?
Dobry program do fakturowania online powinien być właściwie zabezpieczony na wypadek utraty danych czy niepożądanej aktywności. Programy do fakturowania online opierają swoje działanie o profesjonalne i bezpieczne serwerownie na terenie Polski zapewniające stały dostęp do konta użytkownika i nie wymagające wykonywania kopii zapasowych, by uchronić się przed utratą danych. W kwestii bezpieczeństwa niezwykle ważną rolę odgrywają też regularne aktualizacje dające pewność, że program jest zgodny z obowiązującymi przepisami oraz dostęp do wsparcia w razie jakichkolwiek problemów z programem.
Kryteria wyboru programu do faktur
Każdy przedsiębiorca może oczekiwać od programu do fakturowania nieco innej funkcjonalności, a wiele zależało będzie też od wielkości firmy czy klientów, jakich obsługuje. Wybierając program do fakturowania online warto zwrócić jednak uwagę, czy jego podstawowe cechy ułatwią codzienną pracę z dokumentami sprzedażowymi. Wśród ważniejszych warto wymienić m.in.:
- Możliwość pobrania i aktualizacji danych kontrahenta przez bazę GUS,
- Możliwość przeprowadzenia weryfikacji kontrahenta z białą listą podatników VAT,
- Brak limitu wystawianych faktur (limity nakładane są często przez „darmowe” programy),
- Przejrzysty i łatwy w obsłudze interfejs, z najważniejszymi funkcjami dostępnymi bezpośrednio z menu,
- Dostęp do różnych dokumentów sprzedażowych,
- Możliwość wysyłania faktur bezpośrednio z systemu i uzyskania potwierdzenia ich odbioru,
- Dostęp do struktur JPK dla generowanych dokumentów.
Uwagę powinny zwrócić też oczywiście kwestie takie jak dostęp do różnych wersji językowych strony internetowej, responsywność strony ułatwiająca korzystanie z programu z dowolnego urządzenia czy możliwość wystawiania faktur w języku obcym, wersji dwujęzycznej i w walucie innej niż PLN. Dobry program do faktur online powinien umożliwiać wystawianie faktur i dokumentów sprzedaży bez potrzeby tworzenia własnego słownika towarów, ale też automatyzować niektóre etapy tworzenia faktury jeśli kontrahent znajduje się bazie danych firmy i nie po raz pierwszy korzysta z oferty firmy.
Wybierając program do fakturowania online warto przejrzeć wiele dostępnych opcji i porównać oferty – często nowe i dopiero rozwijające się programy funkcjonują lepiej i oferują więcej, niż te o ustabilizowanej pozycji na rynku, ale przez brak rozpoznawalności są rzadziej wybierane przez większe firmy. Zwróć uwagę na to, co oferuje program i jak przygotowane przez jego twórców funkcje w zakresie fakturowania, rachunków, zarządzania kosztami czy dodatkowych funkcji takich jak CRM wypadają na tle innych programów.